SAP MM - Procurement Process

Setiap perusahaan memperoleh material atau jasa untuk melengkapi kebutuhan bisnis. Proses membeli bahan dan memperoleh layanan dari vendor atau dealer adalah pengadaan. Proses pengadaan harus dilakukan sedemikian rupa bahwa itu dipesan dalam jumlah yang benar, dengan nilai yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini dibagi menjadi bagian berikut:

• Pengadaan dasar.
• Pengadaan khusus.
  

Basic Procurement

Pengadaan dasar adalah proses memperoleh barang atau jasa dalam jumlah yang tepat, dengan harga yang tepat pada waktu yang tepat. Jadi metode untuk mendapatkan layanan, perlengkapan, dan peralatan dari vendor (penjual), dengan harga yang tepat pada waktu yang tepat dalam jumlah yang tepat disebut sebagai Procurement. Kualitas pengadaan berusaha untuk “mendapatkan keseimbangan yang tepat”, pertimbangkan contoh berikut:

• Suatu perusahan  mencoba dan menjaga tingkat persediaan minimal karena harga terkait dengan tingginya tingkat persediaan, Namun pada saat yang sama  akan mengganggu proses produksi karena kekurangan bahan baku.
• Mendapatkan harga minimum untuk produk atau jasa sering diperlukan, namun keseimbangan antara ketersediaan produk, kualitas, dan penjual (seller) hubungan juga diperlukan. 

Siklus Procurement

 Kebanyakan pengadaan saat ini mengikuti beberapa langkah berurutan yang dijelaskan di bawah,
  
Kebutuhan dan Pengumpulan Informasi  

Proses pengadaan dimulai dengan mengumpulkan informasi tentang produk dan kuantitas. Lalu untuk produk dan jasa yang dibutuhkan, perlu untuk mencari pemasok yang dapat memenuhi persyaratan

Hubungi Supplier

Setelah mengumpulkan persyaratan selanjutnya adalah mencari pemasok yang dapat memenuhi persyaratan. Berdasarkan dari quotation atau informasi permintaan dapat dibuat untuk supplier atau kontak langsung dapat juga dilakukan.

Review Background Supplier

Ketika produk dan jasa dari supplier ini diketahui , dan beberapa kebutuhan lainnya seperti instalasi, garansi dan pemeliharaan diperiksa maka selanjutnya beberapa sampel produk dapat diperoleh untuk pemeriksaan kualitas. 

Negosiasi

Beberapa negosiasi dengan supplier dibuat berdasarkan harga, ketersediaan dan jadwal pengiriman produk / jasa. Setelah kontrak ditandatangani maka terbentuklah dokumen hukum yang mengikat antara pemasok dan perusahaan kita. Sebuah kontrak akan mencakup semua informasi yang diperlukan seperti harga dan kuantitas material, tanggal pengiriman, dll 

Pemenuhan pesanan 

Selanjutnya pesanan akan dikirim, lalu disampaikan kepada pihak pemesanan dan supplier akan dibayar sesuai dengan kontrak. Pelatihan dan Pemasangan produk atau jasa dapat juga diikutsertakan.

Konsumsi, Pemeliharaan dan Pembuangan 

Sebagai produk / jasa yang dikonsumsi akan dievaluasi kinerja produk atau jasanya dan tindak lanjut sebagai bentuk dukungan layanan akan diperlukan. 

Perpanjangan kontrak 

Setelah produk atau jasa yang dikonsumsi atau kontrak berakhir dan perlu diperbaharui, atau produk atau jasa yang akan kembali memerintahkan, pengalaman perusahaan dengan vendor dan penyedia layanan ditinjau. Jika produk atau jasa harus kembali memerintahkan, perusahaan memutuskan apakah akan memesan dari pemasok sebelumnya atau berpikir tentang pemasok baru. 

Dasar aktivitas Pengadaan

Aliran dasar aktivitas pengadaan  diberikan pada gambar berikut: